El 40% de las organizaciones no aplica metodologías a los proyectos

• Paradigma Digital aboga por una redefinición del PMO (Oficina de Gestión de Proyectos) en las empresas amparado por los principios de la agilidad empresarial para evitar ralentizar la toma de decisiones, el exceso de reporting o las planificaciones de presupuesto a largo plazo

Conforme las compañías crecen surge la necesidad de añadir nuevos roles y mecanismos de gestión con el objetivo de controlar los proyectos, riesgos, dependencias, calidad de resultados y un sinfín de variables que, de alguna manera u otra, impactan en la propia compañía. De hecho, un estudio de Wellingtone apunta que el 40% de las organizaciones no aplican metodologías en sus proyectos. Por eso, desde Paradigma Digital advierten de que poner solo el foco en la ejecución y la entrega es un fallo que las empresas no se pueden permitir en un mundo digital. “Resulta fundamental reenfocar la gestión de proyectos hacia el valor basándonos en los principios ágiles”, explica Cristina De la Bandera, responsable de la línea de negocio Digital DNA, en Paradigma Digital.

Si bien en su definición original la PMO cuenta con elementos totalmente coherentes como pueden ser la coordinación, la mitigación de riesgos, o la resolución de problemas… la realidad es que se ha convertido en un agente totalmente externo a los propios proyectos por lo que al final genera graves problemas en la operativa de la organización. Por ejemplo, la toma de decisiones se hace de forma externa y unilateral; la mayoría del esfuerzo se dedica a hacer reporting; las planificaciones y presupuestos fijos se hacen a largo plazo; y los contratos en la gestión de proveedores se basan en la desconfianza.

Por eso, guiar y coordinar la estrategia y la ejecución es fundamental para garantizar el cambio con el objetivo de poner el foco en el negocio y asegurar una agilidad empresarial a todos los niveles. Para ayudar a las empresas que se cuestionan por qué los mecanismos de gestión tradicionales no les funcionan con los equipos ágiles, Paradigma ha elaborado un informe con las seis claves para pasar de una PMO tradicional a una PMO ágil:

1. Del seguimiento de tareas a la orientación objetivos: desde las personas encargadas de la gestión de gobierno hasta el/la desarrollador/a más junior del equipo, todas tienen que compartir objetivos comunes y comprometerse con el resultado final fijando unos objetivos que deben ser realistas.

2. De la auditoría a la coordinación descentralizada: el modelo de gobierno tiene que garantizar que todos cuentan con los medios necesarios para realizar su trabajo y ser un punto de unión y facilitación con el resto de la compañía. También tiene que impulsar la mejora continua hacia la excelencia y el alineamiento en las prácticas, respetando la autonomía y la autoorganización de los equipos.

3. De presupuestos fijos a la priorización e inversión adaptativa: debemos pasar a gestionar los presupuestos de una forma similar a como lo hace un venture capital. Con inversiones incrementales en las que hay una relación directa entre los resultados del proyecto y sus diferentes rondas de financiación. Esto implica que los proyectos se pueden despriorizar o incluso cancelar para poner foco en otras iniciativas más importantes en ese momento.

4. Del reporting a la gestión visual en tiempo real: un sistema de métricas permite visualizar el estado actual de los proyectos, marcar objetivos e ir viendo cómo las decisiones que se toman impactan en los objetivos marcados. Además, permite medir el valor entregado a nuestros stakeholders y facilita la construcción de la estrategia del producto y su alineamiento con la ejecución.

5. De un modelo de sanciones a un modelo de prevención: las reglas deben definirse orientadas a prevenir problemas y conseguir la satisfacción de los diferentes implicados, Por eso hay que establecer modelos de relación basándonos en los contratos proactivos.

6. Del puro delivery al alineamiento con la estrategia: partiendo del escalado horizontal de equipos, resolviendo los retos a nivel técnico y humano de integración y colaboración, nuestro modelo de gobierno tiene que garantizar el funcionamiento del flujo completo desde las actividades más operativas hasta las más estratégicas.

La experiencia de Paradigma es que muchas empresas se centran en la gestión del día a día y se olvidan del objetivo a largo plazo. “Cogemos la inercia de las iteraciones y de las funcionalidades a corto plazo y perdemos el norte de hacia dónde nos dirigimos”, advierte De la Bandera. Por eso, Paradigma ayuda a las empresas a permanecer ágiles y firmes en su norte verdadero a través de Polaris, una brújula de agilidad que complementa los aspectos sin cubrir de los métodos ágiles con 9 elementos que permiten a las empresas mantener la esencia de la agilidad, pero también anticipar riesgos y orientarse a resultados.